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Presentación del Taller "Mejores Prácticas en Contratos para MIPYMES" con el Gobierno Municipal de Victoria


Mejores Prácticas en Contratos para MIPYMES

Julia A. Garza

blog.juliaagarza.com

julia.a.garza@gmail.com

LinkedIn: Julia A. Garza


INTRODUCCIÓN


  • Este taller aborda errores comunes de las MIPYMES en relación a los contratos y ofrece soluciones sencillas y prácticas, para una gestión más eficiente y segura de las empresas.

  • No es un taller para abogados sino para emprendedores, con la idea de darles herramientas para una mejor gestión de sus negocios.

  • Tampoco es un taller sobre ciertos contratos en particular, sino que hablaremos de mejores prácticas para contratos en general.

  • Está enfocado a MIPYMES bajo la hipótesis de que las MIPYMES no suelen tener un área legal in-house encargándose activamente de las cuestiones contractuales de la empresa.


  • Este taller está dividido en dos partes: 

  • la primera parte identifica 5 errores comunes de las MIPYMES en relación a contratos, explora las razones por las que se trata de un error, y propone mejores prácticas para manejarlo. 

  • la segunda parte se enfoca en consejos y mejores prácticas para la redacción de contratos y documentos de la empresa en general. 

PARTE I: ERRORES COMUNES Y MEJORES PRÁCTICAS

Error común número 1: No tener contratos


  • Ya sea que no exista ningún contrato o que solo existan ciertos contratos con ciertos empleados, o proveedores, o clientes, o socios comerciales, etc.

  • Los emprendedores quieren emprender pero es mejor implementar contratos desde el inicio ya que es más complicado cuando se hace con posterioridad.

  • Otra razón común es la relación de confianza con la otra parte. Sin embargo, las circunstancias pueden cambiaraun sin intención de la otra parte.

  • Es útil cambiar el lente con que se mira a los contratos y verlos más como un roadmap de la relación, que como un documento contencioso.

  • Ante la ausencia de un contrato, no existe un vacío jurídico, sino que una jueza identificará la figura jurídica de que se trata, o bien la más semejante, y aplicará las disposiciones de esa figura jurídica, lo cual no necesariamente será benéfico para una o todas las partes. Por ello la importancia de que las partes determinen de forma autónoma el contenido y alcance de su relación comercial.

  • Un contrato se puede implementar en cualquier momento. Incluso, las partes pueden libremente acordar retrotraer los efectos del contrato al inicio de su relación comercial. 

Mejor práctica número 1: asegurarse de que la relación comercial esté regida por un contrato.

Error común número 2: Los “machotes”


  • Del náhuatl: machiyotl - ejemplo, señal, dechado.

  • Si bien son ejemplos, no significa que sean ejemplares.

  • Independientemente de su calidad, un “machote” no puede anticipar todos los escenarios posibles; cada relación de negocios es única a pesar de que el universo de figuras jurídicas es un universo limitado.
  • Además, es muy importante preparar un contrato en función de nuestro rol en el contrato (arrendador/arrendatario).

  • Por otro lado, los “machotes” sí suelen incluir las cláusulas más relevantes de cada figura jurídica por lo que pueden utilizarse como referencia.

Mejor práctica número 2: usar un ejemplo o referencia pero preparar un contrato propio.

Error común número 3: ver un contrato como algo puramente legal


  • Un contrato no debe ser una abstracción jurídica creada en el vacío. 

  • Un contrato debe ser la expresión escrita de un acuerdo comercial o de negocios.

  • Es necesaria una familiaridad con el proceso que ese contrato está reflejando, en todas sus aristas: técnica, financiera, comercial, etc.

  • Puede ser que el abogado acuerde un mes para la entrega del producto, pero que en la práctica no sea posible por los procesos de fabricación, o los permisos necesarios o los tiempos en aduana, o el tiempo que le toma a los componentes llegar desde China.


  • George Siedel, Profesor en la Escuela de Negocios de la Universidad de Michigan, experto en negociación, dice en su curso Successful Negotiation que la principal razón por la que se vuelve necesario renegociar un contrato es porque la persona encargada de negociar los términos del contrato no es la persona encargada de implementar el contrato. 

  • Un abogado buscará un contrato perfecto desde el punto de vista legal: protección, seguridad, etc., pero no necesariamente buscará que sea funcional, eficiente, práctico, por desconocer el proceso subyacente. Es por eso que debe existir una colaboración y retroalimentación entre el área legal y las demás áreas.

Mejor práctica número 3: facilitar la interacción entre el área legal y las demás áreas de la empresa para un contrato más sólido y efectivo.

Error común número 4: esperar a que la otra parte ofrezca un contrato


  • Últimos tres dígitos del número celular + 400.

  • Atila el Huno (también llamado el azote de Dios)  fue el último y también el más poderoso rey de los hunos y un acérrimo enemigo de los romanos. ¿En qué año murió Atila?
  • Anchoring: la información inicial es la que se queda grabada en la mente de las partes y la negociación subsecuente gira alrededor de esa información y no se aleja mucho de esa información. Es un ancla. 

  • Sucede incluso con expertos, es muy fácil caer en esta trampa.

  • Esto aplica no solo a un monto, sino en general al contrato que utilizamos: la estructura, orden, lógica, esencia de cada cláusula y la transacción en general.

  • Por ello es fundamental tener un contrato propio. Si bien se trata de una inversión, es una inversión que puede ahorrarnos mucho dinero y problemas futuros. Además, es muy probable que pueda usarse el mismo contrato con ligeras variaciones.

Mejor práctica número 4: tener un contrato propio que refleje nuestras necesidades.

Error común número 5: firmar un contrato y olvidarlo


  • Se suele ver a los contratos como el destino final, cuando en realidad son apenas el inicio de la relación. 

  • Es importante tener presentes los términos para tomar decisiones informadas; por ejemplo, es común que los contratos se renueven automáticamente porque las partes no dan aviso de terminación. 

  • Es fundamental llevar un registro detallado de los principales derechos y obligaciones bajo el contrato. Algunos de los principales son los siguientes:

Contrato de Arrendamiento de oficina: 
Persona de contacto
Julia A. Garza - julia.a.garza@gmail.com
Inicio de vigencia
1 de octubre de 2020
Término de vigencia
1 de octubre 2021
Renovación automática
Sí
Aviso de terminación
30 días de anticipación
Subarriendo 
No
Cesión de derechos
No
Fuerza mayor
Sí - notificación inmediata- suspensión obligaciones
Derecho aplicable
Código Civil Federal
  • Cada contrato tiene ciertos elementos destacados que habrá que tener en cuenta.

  • Si bien existen apps y software para administrar los contratos, no es necesario elaborar algo muy complejo, lo importante es revisar y actualizar la base de datos de forma periódica, así como tener a la mano los contratos, preferentemente en forma digital (por ejemplo en Google Drive)

Mejor práctica número 5: mantener un archivo de los contratos, así como un registro de los principales derechos y obligaciones, y revisarlo periódicamente.

Mejor práctica número 1: asegurarse de que la relación comercial esté regida por un contrato.

Mejor práctica número 2: usar un ejemplo o referencia pero preparar un contrato propio.

Mejor práctica número 3: facilitar la interacción entre el área legal y las demás áreas de la empresa para un contrato más sólido y efectivo.

Mejor práctica número 4: tener un contrato propio que refleje nuestras necesidades.

Mejor práctica número 5: mantener un archivo de los contratos, así como un registro de los principales derechos y obligaciones, y revisarlo periódicamente.

PARTE II: MEJORES PRÁCTICAS PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS

En derecho privado, todo lo que no está expresamente prohibido, está permitido.

Las partes pueden pactar libremente y el contrato será ley entre las partes.

Límites a la autonomía de la voluntad:

EXPECT SUNSHINE BUT PREPARE FOR RAIN



Aun cuando un contrato sea elaborado de buena fe por las partes, pueden llegar a surgir controversias respecto del alcance de los derechos y obligaciones bajo el contrato.

Mejores prácticas en la redacción de un contrato (o una cotización, términos y condiciones, propuestas, etc.):


  • Utilizar lenguaje cotidiano sobre el lenguaje legal siempre que sea posible

  • Preferir oraciones más cortas sobre las más largas

  • Secuenciar de forma lógica y cronológica

  • Unir cláusulas o disposiciones relacionadas para mayor cohesión y lógica

  • La repetición es conveniente algunas veces para evitar confusión

  • Escribir siempre montos en número y letra

  • Definir los términos cuando se utilizan por primera vez

  • Consistencia en términos definidos a lo largo del documento


Un contrato debe ser escrito para un juez






Preguntas, comentarios: julia.a.garza@gmail.com


LinkedIn: Julia A. Garza


Presentación: blog.juliaagarza.com



¡GRACIAS! 

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